Gestión de salida omnicanal con M/OMS

Comunicación con los clientes a través de todos los canales

M/OMS es el sistema de gestión de salida de kwsoft®. Garantiza que la comunicación con el cliente se envíe en el formato adecuado, a través del canal de salida adecuado y en el momento oportuno; por ejemplo, en el portal del cliente, por SMS, correo electrónico o carta.

Todos los datos y metadatos recopilados durante el proceso de creación están a disposición de M/OMS, lo que permite al sistema generar cualquier producto físico o digital que se requiera. Por lo tanto, actúa como una solución omnicanal para todo tipo de comunicación con los clientes.

Las ventajas de M/OMS

Solo un sistema profesional de gestión de la salida de datos puede dar respuesta de forma adecuada a todos los canales de distribución en un mundo omnicanal y, de este modo, optimizar la experiencia del cliente para los destinatarios.

Una plataforma centralizada para toda tu producción

Como centro neurálgico de la gestión de la salida de documentos, M/OMS procesa documentos procedentes de una amplia variedad de formatos y fuentes. Se trata de la solución empresarial que permite capturar toda la salida de documentos, distribuirla de forma flexible a través de los distintos canales de entrega, archivarla y, al mismo tiempo, aprovechar todo su potencial de optimización.

Procesamiento de alto rendimiento de grandes volúmenes de documentos

M/OMS permite el procesamiento escalable incluso de grandes volúmenes de documentos y se adapta con flexibilidad a las crecientes necesidades o a los picos de carga. Gracias a la paralelización y a la distribución inteligente de la carga, los recursos disponibles se aprovechan de forma óptima, lo que garantiza que incluso los procesos de salida más complejos se ejecuten de manera fiable y eficiente.

Al mismo tiempo, las funciones integrales de supervisión y control garantizan la transparencia y el control durante las operaciones en tiempo real.

Control centralizado de todos los canales de salida

M/OMS permite la coordinación centralizada de todos los canales de distribución físicos y digitales, desde la impresión y el correo electrónico hasta los portales y los archivos. Las interfaces integradas conectan a la perfección todos los canales y permiten un control coherente. Esto garantiza la máxima flexibilidad, al tiempo que se mantiene un control integral sobre todo el proceso de producción.

Preparación inteligente de documentos y optimización de la entrega

M/OMS garantiza que los documentos se agrupen, clasifiquen y complementen automáticamente con información relevante antes de su envío. Esto incluye, entre otras cosas, agrupar documentos en envíos, gestionar los folletos adjuntos e integrar elementos como códigos de barras. Como resultado, los procesos de entrega ganan en eficiencia y se optimizan en cuanto a costes.

Reducción al mínimo de los errores en la entrega y la producción

El sistema de gestión de la salida garantiza que los documentos se entreguen de forma correcta, completa y a los destinatarios adecuados. El control basado en reglas y los mecanismos de validación automatizados evitan errores habituales, como errores de impresión, errores en el ensobrado o entregas defectuosas. Esto aumenta la fiabilidad del proceso y reduce significativamente el riesgo en los procesos de entrega críticos.

Ahorro de costes en todos los canales

Con el módulo opcional M/OMS DO, las empresas consiguen un ahorro tangible gracias a la optimización de los gastos de envío y la entrega. Al mismo tiempo, el enfoque híbrido de M/OMS favorece la transformación digital de la gestión de la impresión, lo que permite ahorrar tiempo y costes con la impresión digital, al tiempo que se conservan los recursos.

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Resumen de funciones

Finalización de la comunicación con el cliente: M/OMS optimiza la comunicación transaccional generada según criterios definidos y la prepara para su envío físico o digital. Por ejemplo, el sistema de gestión de salida genera un correo electrónico con el texto y los archivos adjuntos correspondientes y lo transfiere al servidor de correo, almacena documentos importantes en el portal del cliente, envía mensajes cortos a través de SMS o mensajería instantánea, u optimiza los gastos de envío y la entrega de la correspondencia saliente.

El modelo M/OMS funciona básicamente en cuatro pasos:
Recepción – Recoger/Importar/Registrar los archivos a procesar.
División – Dividir los flujos de datos de entrada en subdocumentos/copias definidos según diferentes destinos o métodos de procesamiento.
Apilar – Asignación a las correspondientes pilas de procesamiento definidas, como impresión, correo, portal, archivo y similares.
Extensiones: procesamiento de los parámetros de salida, inserción de códigos Datamatrix, códigos de barras y OMR, generación de portadas, conversión a los formatos de salida, funciones específicas para el cliente, etc.

Dependiendo de la configuración, los datos se eliminan tras su salida o permanecen disponibles para su posterior procesamiento. Por ejemplo, si no se accede a una factura en el portal dentro de un plazo determinado, se envía una notificación a M/OMS, que a continuación inicia un proceso de impresión con envío postal.

Formatos de salida de M/OMS

Los formatos de salida compatibles con M/OMS incluyen una amplia gama de formatos estándar y especializados para satisfacer diversos requisitos de salida de documentos. Entre ellos se encuentran los lenguajes clásicos de impresión y descripción de páginas, como AFP, PCL y PostScript, así como formatos web y gráficos, como HTML, PNG, SVG y TIFF.

En el ámbito del formato PDF, se admiten diversas versiones y estándares especializados. Entre ellos se incluyen PDF/VT para datos variables e impresión transaccional, PDF/UA y PDF/UA-2 para documentos accesibles, y múltiples variantes de PDF/A para el archivo a largo plazo, como PDF/A-3 (por ejemplo, para facturas ZUGFeRD). Además, también se admiten los estándares PDF/X para la impresión profesional.

Módulos relacionados con M/OMS

M/OMS Cockpit

M/OMS Cockpit es la interfaz de usuario basada en navegador de M/OMS, a través de la cual los administradores controlan y supervisan los procesos de salida en curso. El estado de cada paso del procesamiento es transparente, y es posible volver a procesar documentos individuales o trabajos completos si es necesario.

M/OMS DO

M/OMS DO son las siglas de «Dispatch Optimizer» y es un módulo complementario destinado a optimizar la distribución postal. El sistema utiliza todos los parámetros habituales de los servicios postales, como los códigos postales, los niveles tarifarios, los contenedores, los palés, etc. M/OMS DO se encarga de:

M/OMS Input X

M/OMS Input X es un componente adicional de M/OMS que permite importar y procesar formatos distintos de M/TEXT, como PDF, AFP, PCL y SAP GOF. De este modo, M/OMS se convierte en una solución centralizada para la impresión de todos los documentos generados en la empresa, incluso si no se han creado con M/TEXT.

Bucle Cerrado

M/OMS sigue un enfoque de bucle cerrado en el que el resultado real del procesamiento procedente del canal de salida (por ejemplo, un sistema de inserción) se retroalimenta a M/OMS. El objetivo es garantizar, mediante una comparación entre los valores teóricos y los reales, que todos los documentos se hayan procesado de forma correcta y satisfactoria en el canal de entrega correspondiente.

En caso de error, se puede activar automáticamente una reimpresión, o bien se pueden marcar los documentos divididos afectados para su reprocesamiento.

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